Ochrana osobních údajů

1. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1.1 Správcem osobních údajů je INKER TRADE s.r.o., se sídlem Roháčova 145/14, Žižkov, 130 00 Praha 3, IČO: 17558930, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 373204 (dále jen „správce“).

1.2 Kontaktní údaje správce: e-mail info@inkertrade.cz, telefon +420 733 600 555.

1.3 Tyto zásady vysvětlují, jak správce zpracovává osobní údaje návštěvníků webových stránek, osob zasílajících poptávky, registrovaných uživatelů, kupujících, kontaktních osob obchodních partnerů a dalších osob, jejichž údaje správce získá v souvislosti se svou činností.

2. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME

2.1 Správce může podle konkrétní situace zpracovávat zejména následující kategorie osobních údajů:

• identifikační údaje, zejména jméno, příjmení, případně název společnosti, IČO, DIČ a postavení kontaktní osoby;

• kontaktní údaje, zejména e-mail, telefonní číslo, fakturační, dodací nebo korespondenční adresa;

• údaje uvedené v poptávce, cenové nabídce, objednávce, proforma faktuře, faktuře, reklamaci nebo jiné obchodní komunikaci;

• údaje o uživatelském účtu a jeho používání, zejména přihlašovací identifikátor, historie poptávek a stav jejich zpracování;

• údaje o platbě a účetní údaje v rozsahu nezbytném pro evidenci platby a plnění zákonných povinností;

• údaje související s dopravou a předáním zboží, zejména dodací adresa, kontaktní osoba a informace nezbytné pro dopravce;

• údaje související s reklamacemi a vrácením zboží, včetně fotografií, videí či jiné dokumentace poskytnuté kupujícím;

• technické údaje související s používáním webu, například IP adresa, údaje o zařízení, prohlížeči a cookies, v rozsahu popsaném v samostatných zásadách používání cookies.

2.2 Správce nepožaduje zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR. Pokud je uživatel správci sám poskytne, správce je zpracuje pouze tehdy, je-li to nezbytné a existuje pro to odpovídající právní titul.

3. ÚČELY A PRÁVNÍ ZÁKLADY ZPRACOVÁNÍ

3.1 Osobní údaje zpracováváme zejména pro následující účely:

• zpracování nezávazné poptávky, komunikace o požadovaném zboží a příprava individuální cenové nabídky – zpracování je nezbytné pro provedení opatření před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů;

• vystavení proforma faktury, uzavření a plnění kupní smlouvy, zajištění dodání zboží, plateb a související komunikace – zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy;

• vedení uživatelského účtu a poskytování funkcí účtu – zpracování je nezbytné pro poskytování požadované služby a plnění smluvního vztahu;

• vedení účetnictví, daňové evidence a plnění dalších zákonných povinností – zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti správce;

• vyřizování reklamací, vrácení zboží, stížností a právních nároků – zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, plnění smlouvy nebo oprávněný zájem správce na ochraně a uplatňování právních nároků;

• ochrana webu, uživatelských účtů a informačních systémů před zneužitím, podvody a bezpečnostními incidenty – oprávněný zájem správce na zajištění bezpečnosti;

• prokázání obchodní komunikace a podmínek konkrétní transakce – oprávněný zájem správce na evidenci obchodního vztahu a ochraně právních nároků.

3.2 Pokud by správce v budoucnu zasílal marketingová sdělení, bude tak činit pouze v případech a za podmínek dovolených právními předpisy. V současnosti správce nepočítá s pravidelným zasíláním newsletteru.

3.3 Je-li konkrétní zpracování založeno na souhlasu, může subjekt údajů souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

4. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

4.1 Osobní údaje získáváme zejména přímo od subjektu údajů při registraci, odeslání poptávky, e-mailové nebo telefonické komunikaci, uzavírání a plnění smlouvy, reklamaci nebo jiné související komunikaci.

4.2 U B2B vztahů můžeme získat základní profesní a kontaktní údaje také od společnosti, za kterou daná osoba jedná, případně z veřejně dostupných rejstříků a evidencí.

5. PŘÍJEMCI A ZPRACOVATELÉ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

5.1 Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména následujícím kategoriím příjemců:

• poskytovatelům hostingu, správy webu, IT služeb a technické podpory;

• poskytovatelům účetních, daňových, právních nebo poradenských služeb;

• bankám a poskytovatelům platebních a finančních služeb v rozsahu potřebném pro zpracování plateb;

• dopravcům, logistickým společnostem a výdejním místům, pokud je to nezbytné pro dodání zboží;

• dodavatelům nebo výrobcům, pokud je jejich součinnost nezbytná pro vyřízení konkrétní poptávky, dodání, reklamace nebo odborné posouzení vady;

• orgánům veřejné moci, pokud je předání údajů vyžadováno právními předpisy nebo závazným rozhodnutím.

5.2 Správce předává příjemcům pouze údaje, které jsou pro daný účel nezbytné, a s poskytovateli, kteří vystupují jako zpracovatelé, sjednává odpovídající podmínky ochrany osobních údajů.

6. PŘEDÁVÁNÍ ÚDAJŮ MIMO EHP

6.1 Správce nemá v úmyslu předávat osobní údaje do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor, pokud to není nezbytné v souvislosti s použitou službou, konkrétní transakcí nebo dopravou.

6.2 Pokud k takovému předání dojde, správce zajistí odpovídající právní mechanismus podle GDPR, například rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky nebo jinou zákonnou záruku.

7. DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

7.1 Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel, zejména:

• údaje z poptávek, které nevedly k uzavření smlouvy, po dobu potřebnou k jejich vyřízení a následně po přiměřenou dobu pro doložení komunikace a ochranu právních nároků;

• údaje související s uzavřenou smlouvou po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou mohou být uplatněny právní nároky;

• účetní a daňové doklady po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy;

• údaje související s reklamacemi a spory po dobu vyřízení případu a následně po dobu potřebnou pro ochranu právních nároků;

• údaje v uživatelském účtu po dobu existence účtu a následně v rozsahu, v jakém je jejich uchování nutné z jiného právního důvodu.

7.2 Konkrétní doba uchování může být delší, pokud je to nezbytné pro splnění zákonné povinnosti, probíhající spor, kontrolu orgánu veřejné moci nebo ochranu práv správce či třetí osoby.

8. PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

8.1 Za podmínek stanovených GDPR má subjekt údajů zejména právo:

• požadovat potvrzení, zda správce jeho osobní údaje zpracovává, a získat k nim přístup;

• požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů;

• požadovat výmaz osobních údajů, jsou-li splněny zákonné podmínky;

• požadovat omezení zpracování;

• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;

• získat osobní údaje v přenositelném formátu, pokud se právo na přenositelnost použije;

• odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na souhlasu;

• podat stížnost u dozorového úřadu.

8.2 Pro uplatnění práv může subjekt údajů kontaktovat správce na e-mailu info@inkertrade.cz. Správce může v přiměřeném rozsahu požádat o ověření totožnosti žadatele, aby nedošlo ke zpřístupnění údajů neoprávněné osobě.

8.3 Dozorovým úřadem v České republice je Úřad pro ochranu osobních údajů.

9. AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVÁNÍ A PROFILOVÁNÍ

9.1 Správce neprovádí rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by mělo pro subjekt údajů právní účinky nebo se jej obdobně významně dotýkalo.

9.2 Ceny a obchodní podmínky konkrétní poptávky jsou připravovány individuálně; správce neuvádí, že by konečná cena byla automaticky přizpůsobována konkrétní osobě na základě profilování.

10. COOKIES A TECHNICKÉ ÚDAJE

10.1 Používání cookies a obdobných technologií je upraveno v samostatném dokumentu „Zásady používání cookies“ a v nastavení cookies na webových stránkách.

10.2 Nezbytné cookies mohou být používány bez souhlasu, pokud jsou nutné pro fungování webu nebo služby vyžádané uživatelem. Ostatní cookies budou používány pouze za podmínek stanovených právními předpisy a podle nastavení uživatele.

11. ZABEZPEČENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

11.1 Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, změnou nebo neoprávněným zveřejněním.

11.2 Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které je potřebují pro plnění svých pracovních nebo smluvních povinností, a to v rozsahu nezbytném pro jejich činnost.

12. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

12.1 Tyto zásady mohou být průběžně aktualizovány zejména při změně způsobu zpracování osobních údajů, používaných služeb nebo právních požadavků. Aktuální znění je zveřejněno na webových stránkách správce.

12.2 Tyto Zásady ochrany osobních údajů nabývají účinnosti dne 17. 9. 2026.